Eine erfolgreiche Plenumssitzung kann man ganz einfach erreichen wenn man ein paar einfache Schritte einhält.

  • Klare Themensetzung. Am Besten arbeitet man in den Tagen vorher bereits ein paar Traktanden aus. Dann wissen die Mitglieder auch, wofür sie kommen.
  • Zu Beginn der Sitzung sollte ein Sitzungsleiter und ein von diesem verschiedener Protokolldroide festgelegt werden.
  • Alle Teilnehmer sollten die Handzeichen benutzen. Wenn jemand diese nicht benutzt, sollte er freundlich, aber bestimmt dazu angehalten werden.

Gehört mein Thema ins Plenum?

Eine legitime Frage, die man sich häufiger einmal stellt, ist, ob das Thema, mit dem man sich gerade beschäftigt, auf die Traktandenliste des nächsten Plenums gehört.

Die Antwort auf diese Frage ergibt sich aus einer Betrachtung dessen, was das Plenum ist und uns bietet. Das Plenum bietet den Mitgliedern des Vereins die Möglichkeit, Entscheidungen, welche Folgen für alle haben (z.B. finanzieller Natur oder die Repräsentation und Zukunft des Vereins betreffend), demokratisch zu entscheiden. Zudem soll dort kurz und knapp über die aktuelle Situation und die Fortschritte entschieden werden, um eine bessere Basis für die anstehenden Entscheidungen zu haben und zu wissen, in welche laufenden Projekte helfend eingegriffen werden muss.

Dementsprechend sollte ein übliches Plenumsthema eine klar definierte Handlungsanweisung beinhalten: man stellt eine oder mehrere Varianten für das Vorgehen in einer Sache vor, legt deren Vor- und Nachteile dar und bittet um Abstimmung. Dann können sich die Plenumsteilnehmer eine Meinung dazu bilden und eventuell noch eigene Erfahrungen und Meinungen einbringen. Schlussendlich wird ein Entscheid gefällt, womit das Thema für das Plenum erledigt ist.

Oft möchte man jedoch Ideen und Vorschläge für ein neues Thema sammeln, ohne dass dieses bereits Formen angenommen hat. Man möchte wissen, in welche generelle Richtung man sich bei dem Thema bewegen sollte und was die anderen Mitglieder dabei am Besten finden. Dabei wird man jedoch oft feststellen, dass sehr viele der anderen Mitglieder dazu gar keine Meinung haben oder sich diese erst herauskristallisiert, wenn man feste Beispiele in der Hand hält und ein Preisschild daran klebt.

Daher sind solche Themen für ein Plenum nicht geeignet. Viele Mitglieder nehmen sich mit Mühe genug Zeit um zum Plenum zu erscheinen, um den Verein mit zu gestalten. Es ist wichtig, deren Zeit zu respektieren und ihnen so wenig davon abzuverlangen wie für den Betrieb des Vereins notwendig ist (sprich das Plenum sollte kurz und auf den Punkt gehalten werden). Brainstorming-Sitzungen und dergleichen können den Punkt mit der Kürze jedoch nicht erfüllen.

Sinnvoller ist es, für solche Ideen entweder die Mitglieder auf anderen Wegen zu kontaktieren (z.B. über die Mailingliste), oder eine eigene Sitzung unabhängig vom Plenum einzuberufen. Dann kann jeder selbst entscheiden, ob ihn das Thema genug interessiert, dass er auftauchen will, oder nicht. Ein gutes Tool um gemeinsame Termine für solche Sitzungen zu finden ist Doodle.

TL;DR:

  • Fertig ausformulierte Punkte mit klaren Entscheidungen, vordefinierten Preisen oder nachvollziehbaren Budgets.
  • Nur Dinge, welche eine finanzielle Entscheidung des Vereins benötigen oder aufgrund von Konflikten zu klären sind.
  • Keine Diskussionen über «Wollen wir …», keine Brainstorming-Sitzungen.

Aufgaben des Sitzungsleiters

Der Sitzungsleiter ist dafür zuständig, dass die Sitzung möglichst effizient verläuft und alle beim Thema bleiben. Seine Aufgaben sind:

  • Traktanden eines nach dem anderen durcharbeiten und sicherstellen, dass alle Meinungen zu den Themen hinreichend bekannt sind, aber nicht in unnötig viele Details vertieft werden.
  • Mitglieder dazu anhalten, die Diskussionsregeln einzuhalten, insbesondere dass alle beim Thema bleiben und nicht über irrelevante Details streiten.
  • Darauf achten, dass die technischen Details nicht in solcher Tiefe festgesetzt werden, dass die Umsetzung ohne Gehirn erfolgen kann und somit keinen Spass mehr macht.
  • Für genug Pausen etc. sorgen, damit die Teilnehmer nicht beschädigt werden und der Protokolldroide nicht überhitzt.
  • Darauf schauen, dass nur Punkte besprochen werden, die bereits im Voraus mit entsprechend ausgearbeiteten Vorschlägen in der Traktandenliste aufgetaucht sind.

Aufgaben des Protokolldroiden

Der Protokolldroide protokolliert im Wesentlichen alles, was während der Sitzung stattgefunden hat. Wichtige Punkte sind dabei:

  • Wie viele stimmberechtigte Mitglieder waren anwesend?
  • Was für Vorschläge wurden gebracht?
  • Was für Fragen wurden gestellt? Wie lauteten die Antworten?
  • Was waren die Abstimmungspunkte? Wieviele Leute waren für welche Punkte, wieviele dagegen, wieviele Enthaltungen gab es?
  • Die Auszählung von Abstimmungen muss entsprechend geprüft werden.
  • Fand die Wahl geheim statt? Wie wurde sie durchgeführt?
  • Für welchen Punkt gab es wieviele Für- und Gegenstimmen, Enthaltungen, ungültige Stimmen?

Was hingegen eher nicht ins Protokoll gehört:

  • Es ist bei Diskussionen meistens ziemlich irrelevant, wer was gesagt hat. Es kann hingegen zu Problemen für diejenigen führen. Daher sollte man es im Allgemeinen einfach weglassen.
  • Wenn Leute aufgrund ihres Amtes etwas sagen (z.B. Kassier oder ITler), ist es im Allgemeinen hilfreicher, das Amt zu notieren als die Person.
  • Es ist immer etwas problematisch, Leute, die etwas stiften oder dergleichen, namentlich im Protokoll zu nennen, wenn sie sich dort nicht selbst eingeschrieben haben. Manchmal wollen diejenigen anonym bleiben oder nur im kleinen Rahmen bekannt sein. Es ist im Zweifelsfall besser, diejenigen zu fragen, ob man sie dabei namentlich erwähnen sollte oder nicht.
  • Wenn im Plenum bei einem Punkt gewünscht wird, dass er «off the record» bleibt, sollte er selbstverständlich nicht im Protokoll erwähnt werden.
  • Persönliche Streits zwischen Teilnehmern sollten nicht noch durch Erwähnung im Protokoll geschürt werden.
  • Neumitglieder sowie Ausschlüsse sollten nicht namentlich im Protokoll erwähnt werden, und es sollte auch nicht erwähnt werden, wie viele Anwesende für oder gegen eine Aufnahme bzw einen Ausschluss gestimmt haben.

Nachdem die Sitzung beendet ist, ist es die Aufgabe des Protokolldroiden, die in der Sitzung beschlossenen Aufgaben im Ticketsystem zu erstellen. Aufträge an den Vorstand werden dabei in der Kategorie «Vorstandsaufträge» erstellt, Anschaffungsprojekte und Material unter «Einkauf», etc.

Werden Änderungen beschlossen, welche alle Mitglieder unmittelbar betreffen, so sollte der Protokolldroide eine Ankündigung darüber an die Mailingliste senden.

Durchführung von Abstimmungen

Bei Abstimmungen schreiben die Statuten vor, wie sie zu erfolgen haben. Sachabstimmungen müssen öffentlich erfolgen, das heisst durch Handzeichen. Hierbei gibt es jeweils eine oder mehrere Optionen, eine Möglichkeit, den Punkt komplett abzulehnen sowie eine Möglichkeit, sich zu enthalten. Jeder Teilnehmer muss sich explizit für einen dieser Wege entscheiden, implizierte Enthaltungen gibt es nicht.

Für Personenwahlen gilt das Gebot der geheimen Wahl. Da einige von uns viel miteinander arbeiten, besteht die Gefahr, dass wir den Urheber handgeschriebener Wahlzettel an der Schrift erkennen. Daher sind die Zettel vom Wahlleiter im Voraus auszufüllen, so dass die Teilnehmer nur noch ankreuzen brauchen. Es muss ebenfalls eine Möglichkeit zur Enthaltung geboten werden. Leere Zettel sind ungültig zu zählen.

Die Auszählung sollte in jedem Fall von zwei Personen vorgenommen werden, um Fehler zu vermeiden. Die Ergebnisse gehören selbstverständlich ins Protokoll, mit allen Details wieviele Stimmen für welche Option gestimmt haben, wieviele dagegen waren, wieviele sich enthalten haben und wieviele ungültige Stimmen abgegeben wurden.

Die Abstimmung zur Aufnahme neuer Mitglieder bzw zum Ausschluss bestehender Mitglieder findet normalerweise per Handzeichen statt, kann aber auf Antrag auch durch Stimmzettel durchgeführt werden. Die aufzunehmende oder auszuschliessende Person muss während der Abstimmung den Sichtbereich verlassen, so dass sie nicht nachvollziehen kann, wieviele und welche Mitglieder für oder gegen sie gestimmt haben. Das Protokoll sollte auch lediglich vermerken, ob die Person aufgenommen oder ausgeschlossen wurde, zum Beispiel:

2 neue Mitglieder wurden aufgenommen.

bzw.

1 Mitglied wurde aus dem Verein ausgeschlossen.

Abstimmungen, welche nicht ausreichend nach diesen Kriterien dokumentiert sind, sind ungültig.